Una de las prácticas mal acostumbradas por varias organizaciones es el de solicitar las famosas tres cotizaciones para seleccionar al “mejor” proveedor que soporte el servicio de mantenimiento y/o para la adquisición de materiales, centrándose de esta manera en la parte netamente económica dejando de lado los aspectos técnicos que permitirán consolidar un proceso confiable requerido para su empresa.
En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con un eslabón clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.
Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor medida- la calidad final de la mayoría de organizaciones.
Algunas compañías utilizan leyes gubernamentales y requisitos de contrato para seleccionar proveedores y controlar su funcionamiento. Para controlar los productos y servicios comprados, las compañías deben definir totalmente sus requisitos hacia los productos o funciones, seleccionar al proveedor que acepte sus requisitos y asegurarse de que el proveedor continúe trabajando bien.
Todos los proveedores no tienen la misma importancia al éxito de su compañía. Proveedores «fabulosos» son los que necesita para sobrevivir. Quizá ellos sean los únicos que hacen los repuestos que usted necesita o tiene la herramienta y tecnología que usted no tiene. Los proveedores «importantes» son reemplazables, pero solo a base de gran trabajo y esfuerzo. Puede funcionar sin ellos, pero prefiere no tener que buscar nuevos proveedores. Sus proveedores «comerciales» proveen productos y servicios comprobados a usted y a otros.
Requisitos para proveedores
De acuerdo a la ley de contrato, las compañías deben de definir requisitos en una manera formal. Es muy común utilizar una orden de compra (Purchase Order o PO) para definir los requisitos. Un PO contiene requisitos técnicos, criterios de aceptación, y requisitos de sistemas de calidad. También especifica el precio que la compañía está dispuesta a pagar, la cantidad que necesita, y fecha y lugar de envió. Si el vendedor acepta, se considera un contrato legal.
Requisitos técnicos y criterio de aceptación le informa al proveedor lo que una compañía necesita y que tan bueno debe de ser. Estas son contenidas en dibujos de diseño y especificaciones. Si utiliza diseños de normas de calidad en sus componentes, puede utilizar normas nacionales o internacionales para los requisitos. Le ahorra tiempo y dinero y resulta en menos errores.
Requisitos de sistemas de calidad le dicen al proveedor que tipo de controles deben de mantener cuando las partes se están fabricando. De nuevo, podemos especificar el uso de normas internacionales, nacionales o de industria.
Muy seguido, el proveedor es pequeño y el riesgo de fracaso es bajo. Entonces estas normas internacionales, nacionales y de industria pueden ser muy complicadas y especifican más control del necesario. En este caso, identifique los sistemas de calidad críticos para el éxito, póngalos en una página e incluya esta página como parte del PO (orden de compra).
Existen ocasiones en las cuales no se necesita especificar un sistema administrativo de calidad. Cuando ordene productos de un catálogo, las practicas normales del proveedor son suficientes.
Selección del proveedor
La dificultad o facilidad de la selección de un proveedor depende en el costo y riesgo asociado con los servicios y productos que esté comprando, y también depende de cómo estos productos y servicios son producidos. En el lado fácil, observe un producto en un catálogo y examine la descripción. Si satisface sus necesidades, cómprelo utilizando un PO.
En el lado difícil, puede utilizar el proceso en el cual se hace una oferta si existen varios proveedores de donde escoger. Envié una ‘propuesta de requisito’ a proveedores potenciales. Los proveedores analizarán sus necesidades y enviaran una oferta enseñando lo que pueden hacer y lo que costara. Compare las ofertas de varios proveedores y seleccione la mejor.
Yendo un paso más lejos, puede preguntarles a su potencial proveedores que contesten una lista de preguntas. Las preguntas deben de indagar acerca de la organización, los procesos utilizados y controles de gerencia que existen.
La más compleja y cara forma de seleccionar un proveedor es haciendo una encuesta local. Varias personas de su compañía pueden visitar al proveedor y examinar sus procesos técnicos y maquinaria. Observe el diseño y analice el sistema de calidad que utilizan. Estas encuestas locales son caras, pero le darán confianza de que el proveedor puede satisfacer sus necesidades.
Beneficios de la Evaluación de Proveedores
- Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de stocks de seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.
- Contar con una base de proveedores calificados para respaldar sólidamente las decisiones de compra o contratación.
- Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de producción y en el camino crítico de las prestaciones a los clientes.
- Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.
- Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no alcanzan la calificación requerida.
- Fidelización de clientes en base a la permanente calidad.
- Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los proveedores.
Para más información
La norma ISO 9001:2008 contiene requisitos básicos para controles de compras, y ISO 9004:2000 provee guía más avanzada.